Nếu bạn đang chuẩn bị mở cửa hàng hoặc vừa tuyển thêm vài nhân viên, câu hỏi đầu tiên thường là nên dùng phần mềm doanh nghiệp nào. Chúng tôi đã gặp không ít chủ doanh nghiệp nhỏ đăng ký ba bốn công cụ cùng lúc rồi bỏ dở giữa chừng. Vì vậy, bài viết này tập trung vào việc chọn đúng phần mềm doanh nghiệp ngay từ đầu, với năm nhóm công cụ phù hợp người mới và những điều bạn nên kiểm chứng trước khi thanh toán.
Chọn sai phần mềm ngay từ đầu tốn kém thế nào?
Có một chị chủ shop mỹ phẩm nhỏ mà đội ngũ chúng tôi từng trao đổi. Chị mua một phần mềm bán hàng vì quảng cáo liệt kê rất nhiều tính năng. Đến tháng thứ ba, chị mới phát hiện công cụ không xuất được hóa đơn theo mẫu cơ quan thuế yêu cầu. Chị phải nhập lại gần bốn trăm đơn bằng tay.
Nghe có vẻ là sự cố nhỏ, nhưng nó kéo theo cả tuần làm việc bị đứt quãng. Chi phí ẩn trong trường hợp này không nằm ở tiền đăng ký. Nó nằm ở thời gian và ở việc dữ liệu bị kẹt. Khi muốn chuyển sang hệ thống khác, dữ liệu cũ thường không đi theo được, hoặc đi theo nhưng sai định dạng.
Đó là lý do chúng tôi không xếp hạng theo kiểu liệt kê quảng cáo. Thay vào đó, chúng tôi dùng một bộ tiêu chí thực dụng: phù hợp với quy mô nào, khó khăn nằm ở đâu, và bạn có thoát ra được khi cần hay không.
Những tiêu chí cần xem trước khi chọn
Trước hết, hãy nhìn vào quy mô nhân sự và số giao dịch mỗi ngày. Một phần mềm chạy mượt cho năm người có thể chậm rõ rệt khi hai mươi người cùng thao tác. Bạn không cần mua gói lớn ngay từ đầu, nhưng nên biết gói hiện tại chịu được tải đến đâu. Hỏi thẳng nhà cung cấp về giới hạn người dùng đồng thời là việc đơn giản, nhưng thường bị bỏ qua.
Tiếp theo là mức độ kỹ thuật. Nếu trong đội không có ai biết cài đặt hay quản trị hệ thống, hãy ưu tiên công cụ có hướng dẫn rõ ràng và hỗ trợ tiếng Việt. Phần mềm càng nhiều tùy chỉnh thì càng cần người hiểu mình đang làm gì. Một công cụ dễ dùng thường đáng giá hơn công cụ có hàng trăm tính năng mà không ai biết bật ở đâu.
Cuối cùng là khả năng xuất và nhập dữ liệu. Nghe khô khan, nhưng đây là thứ bảo vệ bạn khi doanh nghiệp lớn lên. Hãy hỏi cụ thể: có xuất được file không, định dạng là gì, và file có kèm lịch sử giao dịch đầy đủ hay chỉ có số dư hiện tại.
Top 5 phần mềm doanh nghiệp cho người mới bắt đầu
Dưới đây là năm nhóm công cụ mà người mới thường bắt đầu với. Chúng tôi nêu theo nhóm thay vì tên sản phẩm cụ thể, vì giá và tính năng thay đổi theo thời điểm. Bạn vẫn cần tự kiểm tra trực tiếp trước khi quyết định.
- Phần mềm kế toán và hóa đơn. Phù hợp hộ kinh doanh và doanh nghiệp siêu nhỏ. Điều cần kiểm chứng là gói miễn phí có đủ điều kiện xuất hóa đơn điện tử hay không, vì đây là chỗ hay phát sinh chi phí nâng cấp ngoài dự kiến.
- Phần mềm quản lý bán hàng và kho. Hợp cửa hàng bán lẻ có vài chục đến vài trăm mã hàng. Điểm yếu thường lộ ra khi bán trên nhiều kênh cùng lúc, tồn kho dễ lệch và phải đối soát bằng tay.
- Công cụ quản lý công việc và nhân sự. Dùng tốt cho nhóm năm đến hai mươi người. Phân quyền nâng cao thường là phần yếu, nên nếu bạn có nhiều cấp quản lý, hãy dùng thử trước.
- CRM cơ bản. Giúp đội kinh doanh nhỏ theo dõi khách hàng và lịch chăm sóc. Trước khi mua, hãy kiểm tra khả năng kết nối với Zalo và Facebook, vì phần lớn khách của doanh nghiệp nhỏ đến từ hai kênh này.
- Bảng tính và biểu mẫu trực tuyến. Rất hợp giai đoạn thử nghiệm khi bạn chưa biết mình cần gì. Khi dữ liệu tăng lên, bạn sẽ thấy nó chậm dần và khó kiểm soát quyền truy cập.
So sánh theo đối tượng sử dụng
Nhóm kế toán và hóa đơn thường dễ tiếp cận nhất với người không rành kỹ thuật, nhưng chi phí phát sinh khi nâng cấp gói là điều nên tính trước. Nhóm bán hàng và kho thì khác: cài đặt không quá khó, song phần đồng bộ giữa các kênh mới quyết định bạn có tiết kiệm thời gian hay không.
Với đội kinh doanh nhỏ dùng CRM, mức kỹ thuật ở mức trung bình, và việc tích hợp mạng xã hội là điều nên kiểm tra kỹ nhất. Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc đến hạ tầng chạy phần mềm. Nếu hệ thống đặt trên hosting và hạ tầng web không ổn định, dù phần mềm tốt đến mấy trải nghiệm vẫn bị ảnh hưởng.
Bảng dưới đây tóm tắt đối tượng và hạn chế của từng nhóm ở mức tương đối, để bạn có cái nhìn tổng quan trước khi đi sâu.
| Loại phần mềm | Đối tượng phù hợp | Hạn chế cần biết | Mức kỹ thuật |
|---|---|---|---|
| Kế toán và hóa đơn | Hộ kinh doanh, siêu nhỏ | Cần kiểm tra điều kiện hóa đơn điện tử | Thấp |
| Bán hàng và kho | Cửa hàng bán lẻ | Khó đồng bộ khi bán đa kênh, phải đối soát tay | Trung bình |
| Công việc và nhân sự | Nhóm 5 đến 20 người | Phân quyền nâng cao còn hạn chế | Thấp |
| CRM cơ bản | Đội kinh doanh nhỏ | Tích hợp Zalo, Facebook cần kiểm tra | Trung bình |
| Bảng tính và biểu mẫu | Giai đoạn thử nghiệm | Chậm khi dữ liệu lớn | Thấp |
Giá và tính năng có thể đã thay đổi sau khi bài này được viết, nên hãy đối chiếu trực tiếp trên trang nhà cung cấp.
Sai lầm người mới hay mắc phải
Sai lầm đầu tiên là mua gói lớn cho nhu cầu còn nhỏ. Bạn trả tiền cho tính năng không bao giờ dùng, và nhiều nhà cung cấp còn ràng buộc thời hạn dài. Cách an toàn hơn là bắt đầu từ gói nhỏ nhất đáp ứng việc hiện tại, rồi nâng cấp khi thật sự cần.
Sai lầm thứ hai là bỏ qua việc dữ liệu có xuất được ra định dạng chuẩn hay không. Một phần mềm không cho lấy dữ liệu ra là phần mềm đang giữ chân bạn. Hãy xuất thử một file mẫu trước khi nhập số liệu thật, rồi mở bằng công cụ khác để chắc nó đọc được.
Sai lầm thứ ba là đăng ký nhiều phần mềm trùng chức năng. Dữ liệu rời rạc, mỗi người dùng một nơi, và cuối tháng không ai biết con số nào là đúng. Hãy chọn một hệ thống làm chuẩn cho mỗi mảng việc.
Cách dùng thử trước khi cam kết
Đội ngũ chúng tôi thường khuyên khách hàng chạy thử bằng dữ liệu thật trong hai đến bốn tuần. Dữ liệu mẫu thường đẹp hơn thực tế rất nhiều, nên mọi thứ có vẻ trơn tru. Khi chạy với đơn hàng và khách hàng thật, bạn mới biết quy trình có khớp với cách đội mình làm việc hay không.
Trong thời gian thử, hãy kiểm tra cả quy trình xuất báo cáo và sao lưu. Đây là hai việc nhiều người bỏ qua nhưng lại quan trọng nhất khi có sự cố. Đừng quên hỏi rõ điều khoản hủy gói và thời gian lưu trữ dữ liệu sau khi hủy, vì đây là phần hay bị đọc lướt.
Bảo mật dữ liệu khi dùng phần mềm đám mây
Dữ liệu khách hàng và doanh thu là tài sản thật của doanh nghiệp. Hãy phân quyền tài khoản cho từng nhân viên, chỉ cấp những quyền họ thực sự cần. Nếu nhà cung cấp hỗ trợ xác thực hai lớp, hãy bật lên, dù hơi phiền mỗi lần đăng nhập.
Ngoài ra, nên sao lưu định kỳ ra ổ cứng hoặc một dịch vụ lưu trữ riêng. Đừng để toàn bộ lịch sử bán hàng chỉ nằm ở một nơi bạn không kiểm soát được. Một lịch sao lưu đơn giản, chẳng hạn hằng tuần, cũng đủ cứu bạn trong nhiều tình huống bất ngờ.
Khi nào cần nối phần mềm với website
Có một dấu hiệu rất rõ cho thấy đã đến lúc cần đồng bộ tự động: đơn hàng đến từ website nhưng nhân viên phải chép tay từng đơn vào phần mềm bán hàng. Lúc này, bạn có thể cân nhắc dịch vụ thiết kế phần mềm quản lý ngành đặc thù để nối dữ liệu đơn hàng tự động, thay vì tiếp tục làm thủ công mỗi ngày.
Không phải lúc nào cũng cần thuê người ngoài. Nếu việc cài đặt chỉ là bật tính năng có sẵn, bạn hoàn toàn có thể tự làm. Nhưng khi cần viết thêm logic riêng hoặc nối nhiều hệ thống, hãy tham khảo người kỹ thuật trước khi tự thử. Sửa dữ liệu sai sau khi đã đồng bộ thường tốn công hơn nhiều so với làm đúng ngay từ đầu.
Chi phí thực tế khi triển khai
Chi phí không dừng ở phí đăng ký hằng tháng hay hằng năm. Nhiều nhà cung cấp tính thêm theo số người dùng, nên khi đội lớn lên, hóa đơn cũng tăng theo. Hãy ước tính con số này dựa trên kế hoạch tuyển dụng sáu tháng tới, thay vì chỉ nhìn số nhân sự hiện có.
Đừng quên chi phí đào tạo và thời gian làm quen. Một phần mềm rẻ nhưng nhân viên mất hai tuần mới quen tay có thể đắt hơn một phần mềm giá cao hơn nhưng dễ dùng. Mức giá hiện hành nên được kiểm chứng trực tiếp với nhà cung cấp, vì bảng giá công khai đôi khi chưa bao gồm các khoản phát sinh.
Câu hỏi thường gặp
Người mới nên bắt đầu với phần mềm nào trước?
Chúng tôi thường khuyên bắt đầu với phần mềm kế toán và hóa đơn, vì đây là nơi sai sót có thể gây rắc rối pháp lý sớm nhất. Sau đó mới thêm công cụ bán hàng khi thật sự có nhu cầu.
Có cần biết lập trình để dùng phần mềm doanh nghiệp không?
Không cần. Hầu hết công cụ dành cho người mới được thiết kế để dùng ngay. Biết thao tác cơ bản và cách đọc báo cáo là đủ cho giai đoạn đầu.
Dữ liệu có chuyển sang phần mềm khác được không?
Thường là được, nếu phần mềm cho xuất file theo định dạng chuẩn. Vì vậy hãy kiểm tra khả năng xuất dữ liệu ngay từ đầu, trước khi nhập số liệu thật.
Dùng bản miễn phí có an toàn cho doanh nghiệp nhỏ không?
Bản miễn phí thường đủ cho giai đoạn thử nghiệm. Hãy đọc kỹ giới hạn về số người dùng, dung lượng và mức hỗ trợ, đồng thời xem nhà cung cấp có chính sách sao lưu rõ ràng hay không.
Làm sao biết phần mềm đã đến lúc nâng cấp?
Hãy để ý khi bạn bắt đầu nhập liệu hai lần, khi báo cáo mất hàng giờ để tổng hợp, hoặc nhân viên phàn nàn công cụ chậm. Đó là những tín hiệu rõ ràng hơn bất kỳ con số nào trên bảng giá.
